Ryhmäperhepäiväkoti Satumetsän tietosuojaseloste
1. Rekisterin nimi:
Ryhmäperhepäiväkoti Satumetsä varhaiskasvatuksen asiakastiedot
2. Rekisterin pitäjä:
Ryhmäperhepäiväkoti Satumetsä Paula Alpimaa ja Minttu Viksten, Talvitie 38 Turku
3. Vastuu-/yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Satumetsän vastuuhenkilö Paula Alpimaa
info@satumetsa.net
4. Tietosuojavastaava:
Satumetsän vastuuhenkilö Paula Alpimaa
info@satumetsa.net
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste:
Henkilötietojen käsittelyntarkoituksena on varhaiskasvatuksen järjestäminen.
Käsittelyn oikeusperuste määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohdan mukaisesti. Käsittely on tarpeen rekisterin pitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Toimintaa ohjaava lakisäädäntö:
tietosuoja ja tietojen käsittely
– EU:n yleinen tietosuoja asetus (2016/679)
– Tietosuojalaki (1.1.2019 alkaen)
– Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Toiminnan peruste:
– Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
– Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (763/2018)
Maksuihin, taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
– Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
– Laki sosiaali- ja terveyshuollon palvelusetelistä (569/2009)
– Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
Henkilöstöön liittyvät säädökset
– Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)
Muu lainsäädäntö
– Lastensuojelulaki (417/2007)
6. Rekisterin tietosisältö. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä henkilötietoryhmistä:
Rekisteri sisältää tiedot henkilöistä, jotka ovat varhaiskasvatuksen asiakkaana Satumetsässä.
– Lapsen- ja henkilötiedot, kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli sekä tieto mahdollisesta turvakiellosta
– Lapsen huoltajien yhteystiedot, henkilötunnus, ammatti, äidinkieli, perheenkokoonpano
– Varhaiskasvatuspaikan hakemuksentiedot
– Varhaiskasvatuksen palvelusetelipäätökset
– Varhaiskasvatuspaikan ja palvelun tarpeen tiedot
– Asiakasmaksu päätös
– Päivittäiset lapsen läsnä- ja poissaolotiedot
– Varhaiskasvatuksen tukitoimet
– Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
– Varhaiskasvatuksen henkilöstön yhteystiedot
– Muita varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja
7. Henkilötietojen tulolähteet:
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan huoltajalta/huoltajilta tai muulta lailliselta edustajalta Tietoja voidaan saada myös rekisteröidyn kotikunnan varhaiskasvatuspalvelusta. Varhaiskasvatuspalvelun toteuttamiseen liittyviä tietoja syntyy myös varhaiskasvatussuhteen aikana pääosin asiakkaan antamana ja henkilökunnan kirjaamana.
8. Henkilötietojen luovutukset/henkilötietojen vastaanottajat:
– Kansaneläkelaitos: tiedot varhaiskasvatuksen aloittaneista ja lopettaneista sekä perheeseen tai hoito-aikoihin liittyvät muutokset ( Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta)
– Varhaiskasvatuksen tietovaranto ( Varda) 01.01.2020 alkaen (Varhaiskasvatuslaki 540/2018) Varda toimii varhaiskasvatuksen tietovarantona. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.
– Kansallinen koulutuksen arviointikeskus (Karvi) toimii varhaiskasvatuksen arvioinnin riippumattomana asiantuntijaorganisaationa ja osana kansallista varhaiskasvatuksen ohjausjärjestelmää. Tietojen luovutuksen perusteena on varhaiskasvatusta ohjaava lainsäädäntö ja määräykset.
– Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja varhaiskasvatussuhteen päätyttyä.
– Turun kaupungille luovutetaan vaadittavat asiakastiedot ja muutokset.
9. Tietojen säilytysajat
tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Turun kaupungin arkistointisuunnitelmaa.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
– Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
– Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Effica ja Muksunkirja sekä tietokoneelle tallennetut lasten varhaiskasvatussuunnitelmat
– Manuaalinen järjestelmä: paperimuodossa olevat asiakirjat
Tietojen suojauksen periaatteet:
– Sähköinen aineisto:
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatussa tiloissa. Sähköinen aineisto suojataan Käyttäjätunnuksin, salosanoin ja palomuurein. Käyttöoikeudet on käytössä vain henkilöille jotka ovat oikeutettuja sähköisiä asiakirjoja käyttämään. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitosopimuksen.
– Manuaalinen aineisto:
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa. Asiakas suhteen päätyttyä aineisto käsitellään kulloinkin voimassa olevan säädöksen mukaan.
Seloste MUKSUNKIRJA käsittelytoimista:
12. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkistus- ja oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että
– henkilötietoja ei enään tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
– rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muita laillisia perusteita.
– henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, tai
– henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus saada meiltä häntä koskevat henkilötiedot sekä hän voi itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietoturvasääntelyä.
14. Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.